Welche Unterlagen sind für Zwecke einer Lohnkontrolle bereitzuhalten?
Mitunter wird im Rahmen einer GPLB-Prüfung (Gemeinsamen Prüfung Lohnabgaben und Beiträge) beanstandet, dass angeforderte Lohnunterlagen unvollständig oder nicht korrekt geführt sind. Um hier teure Strafen zu vermeiden, empfiehlt es sich, nachfolgende Unterlagen stets vollständig und korrekt zu führen:
Lohnkonto
Jeder Dienstgeber ist verpflichtet, für bei ihm beschäftigte Dienstnehmer ein Lohnkonto zu führen. Im Rahmen des Lohnkontos sind neben den persönlichen Daten des Dienstnehmers die Höhe der empfangenen Bezüge sowie die abgeführten Lohnabgaben und deren beitragsrechtliche Grundlagen anzuführen. Die Pflichtangaben des Lohnkontos sind der Lohnkontenverordnung zu entnehmen. Kann das Lohnkonto im Prüfungsfall nicht vorgelegt werden, so stellt dies eine Finanzordnungswidrigkeit dar, die mit Strafen bis zu € 5.000,00 geahndet wird.
Arbeitszeitaufzeichnungen
Dienstgeber sind verpflichtet, für alle vom Arbeitszeitgesetz erfassten Dienstnehmer Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen. Aus diesen Aufzeichnungen muss neben der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit auch die tägliche und wöchentliche Ruhezeit hervorgehen. Werden Dienstnehmer während der wöchentlichen Ruhezeit, der Ersatzruhe oder der Feiertagsruhe beschäftigt, sind Ort, Dauer und Art der Beschäftigung zu vermerken. Beginn und Ende der Ruhepausen sind ebenfalls zu erfassen. Bei Durchrechnung der Arbeitszeit (z. B. Gleitzeit) müssen auch Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraumes festgehalten werden. Die verwaltungsstrafrechtliche Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Arbeitsaufzeichnungen liegt dabei stets beim Dienstgeber.
Weitere relevante Unterlagen
Neben dem Lohnkonto und den Arbeitsaufzeichnungen werden für Prüfungszwecke häufig unter anderem nachfolgende Unterlagen angefordert:
- Dienst- und Lehrverträge oder Dienstzettel
- Allenfalls vorliegende Betriebsvereinbarungen
- Urlaubs-, Krankenstands- und andere Abwesenheitsaufzeichnungen
- Überstunden-, Provisions-, Akkord- und sonstige leistungsabhängige Lohnaufzeichnungen
- Branchenspezifische Unterlagen (z. B. Abrechnungen der Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse etc.)
- Fahrtenbücher und Reisekostenabrechnungen
Stand: 27. Juni 2023
