Welche Belege benötigen Sie für die Erstellung der laufenden Buchhaltung und wie müssen diese geordnet sein?

Es ist zu unterscheiden, ob Sie ein Bilanzierer oder ob Sie ein Einnahmen-Ausgaben-Rechner sind.

Wenn Sie bilanzieren, müssen Sie folgende Unterlagen chronologisch ordnen:

• die Ausgangsrechnungen getrennt von den Eingangsrechnungen
• die Bankauszüge und die dazugehörigen Überweisungsbelege getrennt nach den jeweiligen Banken und Konten
• die Auszüge für Kreditkarten nach Kreditkartenunternehmen getrennt

Weiters benötigen wir einen Ausdruck bzw. Kopie des Kassabuches.

Wenn Sie ein Einnahmen-Ausgaben-Rechner sind, müssen die Bankauszüge bzw. Kreditkartenauszüge getrennt nach Banken und Konten bzw. Kreditkartenunternehmen chronologisch geordnet werden. Jedem Kontoauszug sind die betreffenden Ausgangs- und Eingangsrechnungen beizulegen. Ferner benötigen wir einen Ausdruck bzw. eine Kopie des Kassabuches.

Welche Merkmale muss eine Rechnung beinhalten?

Hinweis: Zwischen den Rechnungsmerkmalen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und den Merkmalen, die Belege aufgrund der Belegerteilungspflicht ab 1.1.2016 enthalten müssen, gibt es Unterschiede.

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmerinnen und Unternehmer sind verpflichtet, auf ihren Rechnungen grundsätzlich folgende Angaben zu machen:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Name und Anschrift des Empfängers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Dienstleistung
• Tag der Lieferung oder Zeitraum, über den sich die Dienstleistung erstreckt
• Nettobetrag, Steuersatz, Bruttobetrag, Steuerbetrag
• besteht eine Steuerbefreiung, dann einen Hinweis darauf
• Ausstellungsdatum
• einmalige fortlaufende Nummer
• UID-Nummer des liefernden/leistenden Unternehmers (sofern die Leistung/Lieferung zum Vorsteuerabzug berechtigt)
• UID-Nummer des Lieferungs- oder Leistungsempfängers, bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 10.000,00 (brutto) übersteigt
• Reverse-Charge-Fall: UID-Nummer des Leistungsempfänger und Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld
• ein Hinweis auf die Differenzbesteuerung, wenn sie angewendet wird (z. B. Autohandel oder Antiquitätenhändler)

Beispiel: Rechnungsmuster.pdf

Was sind Kleinbetragsrechnungen?

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 400,00 nicht übersteigt. Folgende Angaben sind zu machen:

1. Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
2. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Dienstleistung
3. Tag der Lieferung oder Zeitraum, über den sich die Dienstleistung erstreckt
4. Bruttobetrag, Steuersatz
5. Ausstellungsdatum

Bei Kleinbetragsrechnungen muss die Vorsteuer mit dem angegebenen Steuersatz herausgerechnet werden und kann bei entsprechender Vorsteuerabzugsberechtigung geltend gemacht werden.

Wie stelle ich bei Anzahlungen alle Rechnungen und die Endabrechnung richtig aus?

Damit Ihre Kundinnen und Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen können, müssen Sie die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung ebenfalls ausweisen. Auch in diesem Fall müssen die gesetzlichen Rechnungsmerkmale in der Rechnung vorhanden sein.

Bei der Endabrechnung müssen Sie jedoch vorsichtig sein:

Wird über die tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Anzahlungen und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen (wenn Sie über diese Anzahlungen Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt haben). Sie erstellen also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt und ziehen dann die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen ab. Es genügt aber auch, wenn der Gesamtbetrag der Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe angeführt werden.

Oder in der Endabrechnung wird die Umsatzsteuer nicht vom Gesamtentgelt, sondern nur hinsichtlich des Restentgelts ausgewiesen.

Zum Beispiel:

Ich will den Steuerberater wechseln, welche Unterlagen benötigen Sie von mir?

Zuallererst benötigen wir die aktuellen Belege und die letzte Saldenliste, um die laufende Buchhaltung fortzuführen und um die Steuern, wie z. B. die Umsatzsteuervorauszahlung, berechnen zu können. Weiters benötigen wir die Kontenausdrucke für das laufende Geschäftsjahr sowie die zurückliegenden Geschäftsjahre bis zu jenem, in dem der letzte Jahresabschluss erstellt worden ist.
Des Weiteren sind notwendig:

• bei Gesellschaften der Gesellschaftsvertrag
• sonstige wichtige Verträge wie Mietverträge, Leasingverträge, Kredit- und Darlehensverträge
• die bisher erstellten Jahresabschlüsse
• die Gewerbeberechtigung(en)

Wann bin ich zur Buchführung verpflichtet?

Die Rechnungslegungspflichten im Steuerrecht knüpfen an die Rechnungslegungspflichten im Unternehmensgesetzbuch an. Daher sind alle Unternehmen, die nach dem Unternehmensgesetzbuch buchführungspflichtig sind, auch steuerrechtlich zur Buchführung verpflichtet. Wenn von einer Buchführungspflicht die Rede ist, ist das die Pflicht, eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen.

Bis die unten beschriebenen Umsatzgrenzen überschritten werden, können eine Basispauschalierung oder eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellt werden. Keine Wahlfreiheit bei der Gewinnermittlung haben Kapitalgesellschaften und eine GmbH & Co KG (bei dieser ist der einzige unbeschränkt haftende Gesellschafter eine GmbH). Sie sind kraft Rechtsform an die Buchführungspflicht gebunden, unabhängig vom Umsatz.

Die Rechnungslegungspflicht entfällt, wenn der Schwellenwert von € 700.000,00 zweimal unterschritten wurde.

Diese Umsatzschwellenwerte gelten nicht für freie Berufe (z. B. Ärztinnen und Ärzte, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Künstlerinnen und Künstler, Notarinnen und Notare) sowie Land- und Forstwirtinnen und Land- und Forstwirte. Es besteht jedoch die Möglichkeit, freiwillig Bücher zu führen. Weiters gelten die Werte nicht für Unternehmerinnen und Unternehmer, die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung oder aus Kapitalvermögen erzielen.

Land- und Forstwirte sind nach dem Unternehmensgesetzbuch nicht buchführungspflichtig. Jedoch ergibt sich aus der Bundesabgabenordnung eine Buchführungspflicht, wenn der Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren jeweils € 700.000,00  übersteigt.

Die Buchführungspflicht ist unabhängig von der Eintragung ins Firmenbuch.

Betriebsgründung

Die Gewinnermittlung bei Gründung eines Betriebs richtet sich nach der Rechtsform. Eine Rechnungslegungspflicht besteht daher nur für Kapitalgesellschaften. Einzelunternehmen und Personengesellschaften haben die Wahlfreiheit zwischen einer Pauschalierung, einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und einer freiwilligen Buchführung. Übersteigen die Einnahmen im Gründungsjahr € 220.000,00 so kann keine Pauschalierung in Anspruch genommen werden.

Welche Formvorschriften sind beim Führen von Büchern zu beachten?

Die Bücher und Aufzeichnungen (auch die ohne gesetzliche Verpflichtung geführten Bücher) sind so zu führen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln können. Die einzelnen Geschäftsvorfälle sollen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung nachverfolgen lassen. Die Eintragungen müssen unter anderem

• in einer lebenden Sprache geführt werden. Sofern es nicht die Amtssprache ist, kann die Behörde eine beglaubigte Übersetzung der Unterlagen verlangen.
• chronologisch, vollständig, richtig und zeitnah erfolgen
• bereits durch ihre Bezeichnung die in diesem Konto oder in diesen Aufzeichnungen erfassten Geschäftsvorgänge erkennen lassen
• Blatt für Blatt mit einer fortlaufenden Nummer gekennzeichnet werden
• geordnet aufbewahrt werden, sodass die Überprüfung der Eintragungen jederzeit möglich ist
• sich bei Änderungen nachvollziehen lassen (sie dürfen nicht mit leicht entfernbaren Schreibmitteln erfolgen).

Grundsätzlich dürfen die Bücher von inländischen Betrieben auch im Ausland geführt werden. Auf Verlangen der Finanzverwaltung sind sie jedoch ins Inland zu bringen.

Werden Geschäftsfälle maschinell festgehalten bzw. auf Datenträger erfasst so gelten weitere Bestimmungen.

Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?

Bewahren Sie immer die Originale auf!

Aufzubewahren sind unter anderem:

• Bücher, Aufzeichnungen, Kontoauszüge
• Aufstellungen der Einnahmen und Ausgaben
• Belege
• alle Geschäftspapiere, die für die Abgabenerhebung wichtig sind

Wie lang muss ich meine Unterlagen aufbewahren?

Laut Bundesabgabenordnung müssen Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen für steuerliche Zwecke grundsätzlich sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt zu laufen am Ende des Jahres, für das die Buchungen vorgenommen wurden.

Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist am Ende des Jahres weg, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Diese Informationen geben einen grundlegenden Überblick zu Aufbewahrungsfristen in Steuergesetzen. Weitere Normen sind zu beachten (wie z. B. für die digitale Belegaufbewahrung).

Verlängerte Aufbewahrungspflicht

Für bestimmte Unterlagen gibt es eigene Aufbewahrungsfristen. Beispiele für verlängerte Aufbewahrungsfristen sind:

• Nach dem Umsatzsteuergesetz müssen Unterlagen, die bestimmte Grundstücke betreffen, 22 Jahre aufbewahrt werden.
• 10 Jahre Aufbewahrungsfrist gilt z. B. für alle Aufzeichnungen, die bei Inanspruchnahme der sogenannten One-Stop-Shops zu führen sind.
• Unterlagen, die in einem anhängigen Berufungsverfahren, gerichtlichen oder behördlichen Verfahren als Beweismittel dienen. Hier verlängert sich die Frist auf unbestimmte Zeit. Auch Unterlagen über Eigentums- oder Bestandsrechte und Arbeitsverträge sollten länger aufgehoben werden.
• Haben Sie Förderungen in Anspruch genommen, so sind auch die Bestimmungen zur Aufbewahrung der entsprechenden Förderrichtlinie zu beachten (z. B. zehn Jahre bei Investitionsprämie oder Kurzarbeitsbeihilfe).

Für bestimmte Unterlagen und Belege (z. B. für sogenannte steuerliche Dauersachverhalte wie z. B. Verlustabzüge) empfiehlt sich eine Aufbewahrung über die oben genannten Fristen hinaus.

Betriebsprüfungen zehn Jahre zurück

Bitte beachten Sie, dass Betriebsprüfungen bis zehn Jahre zurück möglich sind. Daher kann es sinnvoll sein, Unterlagen auch so lange aufzuheben.

Elektronische Rechnungen

Bei elektronischen Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet werden.

Kauf eines Grundstücks bzw. einer Immobilie

Beim Kauf eines Grundstücks bzw. einer Immobilie im Privatvermögen sollten alle Unterlagen, die mit dem Kauf, einem Zu- und Umbau oder einer Großreparatur in Zusammenhang stehen, für Zwecke der Berechnung der Immobilienertragsteuer bei einem späteren Verkauf unbefristet aufbewahrt werden.

Was muss bei der Erstellung eines Fahrtenbuches beachtet werden?

Ein Fahrtenbuch muss geführt werden, um Fahrtkosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzen zu können, wenn die Dienstreisen mit einem privaten Kraftfahrzeug unternommen werden. Verfügt der Arbeitnehmer über einen Dienstwagen, so wird das Fahrtenbuch benötigt, um den bei der Sozialversicherungs- und bei der Lohnsteuerbeitragsgrundlage anzusetzenden Sachbezugswert ermitteln zu können.

In einem Fahrtenbuch werden alle beruflichen und privaten Fahrten erfasst. So kann der Anteil der beruflichen Fahrten ermittelt werden.

Inhalt des Fahrtenbuchs

Aufgezeichnet werden müssen sowohl Dienstreisen als auch private Fahrten. Es sollte beinhalten:

• Datum der Fahrt
• Ausgangs- und Zielpunkt
• Zeitdauer
• Zweck der Fahrt
• Kilometerstand am Beginn und am Ende der Fahrt
• Hinweis, ob berufliche oder private Fahrt

Für den Nachweis zur Inanspruchnahme von steuerfreien Tagesgeldern sind lt. Lohnsteuerrichtlinien auch der Beginn und das Ende der Fahrt (Uhrzeit) aufzuzeichnen.

Folgende Regeln sollten weiters beachtet werden:

1. Gestalten Sie das Fahrtenbuch übersichtlich.
2. Tragen Sie die Fahrten fortlaufend in das Fahrtenbuch ein.
3. Die Aufzeichnungen sollten vollständig und genau sein.
4. Im Nachhinein vorgenommene Änderungen müssen erkennbar und nachvollziehbar sein.

Je genauer die Aufzeichnungen geführt werden, desto glaubwürdiger sind sie für die Finanzverwaltung.

Mögliche Alternativen zum althergebrachten Fahrtenbuch sind ein Nachweis der gefahrenen Kilometer über ein Computerprogramm. In diesem Fall muss aber ein spezielles Programm verwendet werden, da es keine nachträglichen Änderungen zulassen darf. Das Computerprogramm Excel ist zum Beispiel kein zulässiges Programm.

1. Merkmale einer Rechnung

Eine Rechnung berechtigt nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie den Formvorschriften des Umsatzsteuergesetzes entspricht. Um diesen Formvorschriften zu genügen, muss eine Rechnung folgende Merkmale aufweisen:

• Name und Anschrift des liefernden/leistenden und des empfangenden Unternehmers
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
• Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder den Zeitraum über den sich die sonstige Leistung erstreckt. Bei Lieferungen oder sonstigen Leistungen, die abschnittsweise abgerechnet werden, genügt die Angabe des Abrechnungszeitraumes (wenn dieser einen Kalendermonat nicht übersteigt), wie z. B. bei mehrtägigen Übernachtungen in einem Hotel.
• das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung und den anzuwendenden Steuersatz; wird die Rechnung nicht in Euro ausgestellt, ist der Steuerbetrag zusätzlich in Euro anzugeben. Steht der Betrag in Euro im Zeitpunkt der Rechnungsausstellung noch nicht fest, hat der Unternehmer nachvollziehbar anzugeben, welche Umrechnungsmethode angewendet wird. 
• den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
• falls eine Steuerbefreiung besteht oder die Steuerschuld übergeht: ein Hinweis darauf, dass die Lieferung oder sonstige Leistung steuerbefreit ist bzw. Hinweis auf einen Übergang der Steuerschuld
• das Ausstellungsdatum
• eine fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung
• die UID-Nummer des liefernden/leistenden Unternehmers
• die UID-Nummer des empfangenden Unternehmers, wenn der Rechnungsbruttobetrag € 10.000,00 übersteigt.
• ein Hinweis auf die Differenzbesteuerung, wenn sie angewendet wird (z. B. Autohandel oder Antiquitätenhändler)

Achtung: In das Firmenbuch eingetragene Unternehmerinnen und Unternehmer haben zusätzlich die Vorschriften nach dem UGB, wie z. B. Rechtsform, Firmenbuchgericht, Sitz, Firmenbuchnummer, zu beachten.

Seit 1.1.2016 sind bei Barumsätzen noch weitere Vorschriften zu beachten - aufgrund der neuen Belegerteilungspflicht.

Beispiel:

Download: Rechnungsmuster.pdf

Unternehmerinnen und Unternehmer sind generell verpflichtet, Rechnungen über Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmerinnen und Unternehmer oder Körperschaften auszustellen.

Ein Unternehmer ist bei Erbringung von steuerpflichtigen Werklieferungen oder Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück auch gegenüber Privaten verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Die Rechnungsausstellung muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes erfolgen (gilt nicht bei Reverse Charge).

Folgendes ist noch zu beachten:

• Die Bestimmungen zur Rechnungslegung gelten sowohl für Anzahlungsrechnungen als auch für Teilrechnungen und Gutschriften.
• Hinsichtlich der fortlaufenden Nummer der Rechnung ist durch den Leistungsempfänger keine Überprüfung vorzunehmen.
• In die fortlaufende Nummerierung können auch die Kleinbetragsrechnungen einbezogen werden.
• Unternehmer, die nur Umsätze ausführen, für welche die Steuer nach § 22 Abs. 1 UStG mit 10 % bzw. 13 % der Bemessungsgrundlage festgesetzt wird (das sind nichtbuchführungspflichtige land- und forstwirtschaftliche Unternehmer), erhalten keine UID-Nummer und können daher in ihren Rechnungen auch die UID-Nummer nicht angeben. Derartige Rechnungen berechtigen trotz Fehlens der UID-Nummer des leistenden Unternehmers zum Vorsteuerabzug, vorausgesetzt, der leistende Unternehmer weist in der Rechnung an einen anderen Unternehmer darauf hin, dass der Umsatz nach § 22 Abs. 1 UStG dem Durchschnittssteuersatz von 13 % unterliegt.

2. Kleinbetragsrechnungen

Übersteigt der Rechnungsbetrag € 400,00 nicht, handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung.

Hier genügen folgende Angaben:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
• Tag der Lieferung oder Leistung oder Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt
• Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
• Steuersatz
• Rechnungsdatum

3. Belegerteilungspflicht

Unternehmerinnen und Unternehmer müssen für jede empfangene Barzahlung einen Beleg ausstellen. Dieser Beleg kann grundsätzlich auch elektronisch übermittelt werden. Zu den Barumsätzen zählen auch Zahlungen mit Bankomatkarte, Kreditkarte oder mit Gutscheinen. Diese Verpflichtung gilt grundsätzlich unabhängig von der Höhe des Jahresumsatzes und vom Betrag der Barzahlung.

Die Angaben, die ein Beleg aufgrund der Belegerteilungspflicht enthalten muss, weichen von den Bestimmungen im Umsatzsteuergesetz ab.

Mindestangaben am Beleg laut Belegerteilungspflicht

Der Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:

1. eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmers oder desjenigen der statt dem Unternehmen einen Beleg erteilen kann,
2. fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles einmalig vergeben wird,
3. den Tag der Belegausstellung
4. die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistungen und
5. den Betrag der Barzahlung, wobei es genügt, dass dieser Betrag aufgrund der Belegangaben rechnerisch ermittelbar ist.

Die Punkte 1 und 4 können auch durch Symbole oder Schlüsselzahlen ausgedrückt werden, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus dem Beleg oder anderen Unterlagen ersichtlich ist. Ist der Empfänger der Leistung bzw. Lieferung Unternehmer, können die im 4. Punkt geforderten Angaben auch in anderen Unterlagen enthalten sein, wenn auf diese Unterlagen im Beleg hingewiesen wird.

Bei Verwendung von elektronischen Registrierkassen hat der Beleg seit 1.4.2017 zusätzliche Angaben zu enthalten:

• die Kassenidentifikationsnummer,
• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung,
• Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen,
• Inhalt des maschinenlesbaren Codes; das kann ein QR-Code sein oder ein Link in maschinenlesbarer Form, z. B. als Barcode.

Die Unternehmerin bzw. der Unternehmer muss eine Durchschrift oder eine sonstige Zweitschrift anfertigen und aufbewahren.

Ausnahmen

Von der Belegerteilungspflicht ausgenommen sind z. B.:

• Umsätze bis jeweils € 30.000,00 pro Jahr, die ausgeführt werden
  • außerhalb von festen Räumlichkeiten (z. B. von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Orten),
  • in unmittelbarem Zusammenhang mit Hütten (z. B. Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten),
  • in einer Buschenschank, wenn der Betrieb an nicht mehr als 14 Tagen im Jahr geöffnet ist,
  • durch eine von einem gemeinnützigen Verein geführte Kantine, die nicht mehr als 52 Tage im Jahr betrieben wird,
• unentbehrliche Hilfsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften,
• Automaten, die vor dem 1.1.2016 in Betrieb genommen wurden, insofern der Einzelumsatz € 20,00 nicht übersteigt.

4. Dauerrechnung

Dauerrechnungen findet man zum Beispiel bei Miet-, Pacht-, oder Wartungsverträgen. Hier wird nicht für jedes Abrechnungsintervall eine neue Rechnung ausgestellt. Eine Dauerrechnung kann zum Beispiel für ein Kalenderjahr gelten. Allerdings muss sie genauso den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes entsprechen, wie jede andere Rechnung.

In der Dauerrechnung sollte zusätzlich hingewiesen werden auf:

• den Stichtag ab dem die Rechnung gilt
• den Zeitraum für den die Rechnung gilt
• Fehlen Rechnungsmerkmale (wie z. B. der Leistungszeitraum) sind diese in anderen Dokumenten (wie z. B. auf Zahlungsbelegen) anzuführen.

5. Fahrausweise, Reisegepäckverkehr

Fahrausweise, die für die Beförderung im Personenverkehr ausgegeben werden, und Belege im Reisegepäckverkehr müssen mindestens folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Unternehmers, der die Beförderung ausführt
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• Steuersatz (kann im Eisenbahn-Personenverkehr entfallen)
• Ausstellungsdatum

6. Rechnungen in Zusammenhang mit innergemeinschaftlichen Lieferungen

Innergemeinschaftliche Lieferungen sind von der Umsatzsteuer befreit.

Unternehmerinnen und Unternehmer, die eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ausführen, sind zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Diese Rechnung muss ergänzend folgende Angaben enthalten:

• einen Hinweis auf die Steuerfreiheit
• die eigene UID-Nummer
• die UID-Nummer des Abnehmers

Damit eine Lieferung als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung anerkannt wird, sind neben bestimmten Voraussetzungen auch noch weitere Nachweise nötig.

Um diese Nachweise zu ver­ein­heit­lichen, hat die Finanzverwaltung Muster für Empfangsbestätigungen oder Verbringungserklärungen zur Verfügung gestellt. Die Muster befinden sich im Anhang 5 (Verbringungserklärung) und Anhang 6 (Empfangsbestätigung) zu den Um­satz­steuerrichtlinien.

Verbringungsnachweis

a) Beförderungsnachweis

Wird der Gegenstand durch den Unternehmer oder durch den Abnehmer befördert, so werden folgende Nachweise benötigt:

• Durch- oder Abschrift der Rechnung
• ein handelsüblicher Beleg, aus dem der Bestimmungsort hervorgeht (z. B. Lie­fer­schein)
• Empfangsbestätigung des Abnehmers

b) Versendungsnachweis

Wird die Ware versendet, so bestehen die benötigten Nachweise in

• einer Durch- oder Abschrift der Rechnung und
• einem Versendungsbeleg (z. B. Frachtbriefe, Postaufgabebescheinigungen).

Ist es dem Unternehmer nicht möglich, den Versendungsnachweis in dieser Form zu er­bringen, kann er den Nachweis wie im Fall einer Beförderung erbringen.

Ist der Gegenstand der Lieferung vor der Beförderung oder Versendung in das übrige Gemein­schaftsgebiet durch einen Beauftragten bearbeitet oder verarbeitet worden, gelten weitere Vorschriften.

c) Abholbestätigung

Wird die Ware durch einen Beauftragten abgeholt, ist es die Aufgabe des Lieferanten, sich darüber Gewissheit zu verschaffen, dass die mit ihm in Kontakt tretende Person dazu berechtigt ist, die Ware abzuholen. Allein die Kopie eines Reisepasses reicht dazu nicht aus. Es müssen noch eine Reihe anderer Nachweise erbracht werden.

Der Abholer muss eine schriftliche Erklärung, dass er den Gegenstand in das übrige Gemein­schafts­ge­biet befördern wird, und eine Spezialvollmacht vorlegen.

Diese Spezialvollmacht muss beinhalten:

• eine Erklärung, dass der Abholende dazu berechtigt ist, die Ware abzuholen
• die Identität des Abholenden
• die Funktion des Abholers in Bezug auf die konkrete Lieferung (Leistungsempfänger, unselbständiger Erfüllungsgehilfe oder selbständiger dritter Unternehmer) muss eindeu­tig festgestellt werden können

Eine Spe­zial­voll­macht wird nicht mehr benötigt, z. B.

• wenn Geschäftsbeziehungen über einen längeren Zeitraum gleich laufen
• bei Abholung durch einen Dienstnehmer
• bei Teillieferungen

In diesen Fällen muss jedoch aus weiteren Unterlagen hervorgehen, dass der Lieferant über die bloße Vorlage von Geschäftspapieren beziehungsweise einer solchen all­gemeinen Vollmacht hinausgehend mit dem Leistungsempfänger in Kontakt getreten ist und mit diesem die jeweiligen Modalitäten der Warenabholung vereinbart hat. Im Zweifel wird der konkrete Einzelfall geprüft.

d) EU-Durchführungsverordnung

Auch eine EU-Durchführungsverordnung normiert seit 1.1.2020 wie zu dokumentieren ist, dass die Gegenstände der Lieferung tatsächlich ins EU-Ausland gelangt sind. Diese EU-Durchführungsverordnung gilt ab 1.1.2020 in jedem Mitgliedstaat, ohne dass sie in nationales Recht umgesetzt werden muss. Der österreichische Gesetzgeber hat in den erläuternden Bemerkungen zum Steuerreformgesetz 2020 aber darauf hingewiesen, dass der Nachweis der Beförderung oder Versendung gemäß der bestehenden Verordnung des österreichischen Finanzministers oder gemäß der EU-Durch­führungs­ver­ordnung erfolgen kann.

Buchnachweis

Die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und die UID-Nummer der Abnehmerin bzw. des Abnehmers müssen buchmäßig nachgewiesen werden. Diese Voraus­setzungen müssen leicht nachprüfbar aus der Buchhaltung ersichtlich sein.

Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung muss aufgezeichnet werden:

• Name, Anschrift, UID–Nummer des Abnehmers
• Name, Anschrift des Beauftragten (wenn die Ware abgeholt wird)
• handelsübliche Bezeichnung und Menge des gelieferten Gegenstands
• Lieferdatum
• vereinbartes Entgelt oder bei der Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten das vereinnahmte Entgelt und den Tag der Vereinnahmung
• Art und Umfang der Be- oder Verarbeitung vor der Beförderung oder Versendung
• Beförderung und Versendung in andere EU-Mitgliedstaaten
• Bestimmungsort

Download: Muster Innergemeinschaftliche Lieferung

7. Rechnungen bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen

Erbringen Sie Dienstleistungen, deren Leistungsort im Ausland gelegen ist, so ist diese Leistung grundsätzlich im Ausland der Umsatzsteuer zu unter­werfen. Die Aus­gangs­rechnung wäre grundsätzlich also auch mit ausländischer Um­satz­steuer aus­zu­stel­len, und diese Steuer ist an das ausländische Finanzamt abzuführen. Ist die Leistungsempfängerin bzw. der Leis­tungsem­pfänger eine Unternehmerin bzw. ein Unternehmer, geht diese Steuer in vielen Fällen auf den ausländischen Leis­tungs­empfänger über (Reverse Charge) und man erspart sich als Leistungserbringerin bzw. Leis­tungs­erbringer da­mit die Steuer­erklärung im Ausland. Ausgangsrechnungen an Unternehmer sind in diesen Fällen daher ohne Umsatzsteuer auszustellen. Weisen Sie mit dem Text „Über­gang der Steuer­schuld“ auf Ihrer Rechnung darauf hin und führen Sie beide UID-Nummern auf der Rech­nung an.

Die Rechnung muss nach den österreichischen Vorschriften ausgestellt werden (gilt nicht für Gutschriften und Kleinbetragsrechnungen).

Frist bei Rechnungsausstellung

Die Rechnung muss spätestens am 15. Tag des auf die Leistung folgenden Monats ausgestellt werden. Beispiel: Leistung wird im Juni 2024 erbracht. Die Rechnung muss bis 15. Juli 2024 ausgestellt werden.

Download: Muster Reverse Charge Rechnung

8. Voraus- und Anzahlungsrechnung, Endrechnung

Damit Ihre Kundinnen und Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt holen können, müssen Sie die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung ebenfalls aus­wei­sen. Sonst gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.

Auch für Vorauszahlungs- und Anzahlungsrechnungen gelten grundsätzlich die allgemeinen Rechnungsmerkmale (vgl. dazu Punkt 1 dieser Information). Daneben sind folgende Besonderheiten zu berücksichtigen:

• Als Zeitpunkt der Lieferung gilt der (vereinbarte) voraussichtliche Zeitpunkt oder Zeitraum. Für den Fall, dass der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung noch nicht feststeht, genügt der Hinweis, dass diesbezüglich noch keine Vereinbarung getroffen wurde.
• An die Stelle des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrages für die Leistung treten das vor der Ausführung der Leistung vereinnahmte oder angeforderte Entgelt (Teilentgelt) sowie der darauf entfallende Steuerbetrag.
• Aus der vor Ausführung der Leistung erstellten Abrechnungsurkunde muss zweifelsfrei ersichtlich sein, dass damit über eine Voraus- oder Anzahlung abgerechnet wird. Daher empfiehlt sich eine entsprechende Bezeichnung der Abrechnung (z. B. Anzahlungsrechnung über die am... fällig werdende Abschlagszahlung) unter Angabe des Ausstellungsdatums sowie eine ergänzende und klarstellende Formulierung im Abrechnungstext der Vorauszahlungsrechnung (Hinweis auf den in der Zukunft liegenden Leistungszeitpunkt).

Wird über die bereits tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet (Endrechnung), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über diese Teilentgelte Voraus- oder Anzahlungsrechnungen mit gesonderten Steuerausweis erteilt worden sind. Es genügt auch, wenn der Gesamtbetrag der vorausgezahlten Teilentgelte und die hierauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe abgesetzt werden.

Lieferungen in die EU-Mitgliedstaaten

Eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung liegt grundsätzlich vor, wenn

• ein Gegenstand in andere Mitgliedstaaten der EU befördert oder versendet wird
• der Erwerber ein Unternehmer ist, der den Gegenstand für sein Unternehmen erwirbt bzw. eine nicht unternehmerisch tätige juristische Person ist und
• der Erwerb bei dem Abnehmer im anderen Mitgliedstaat steuerbar ist.

Die Voraussetzungen sind buchmäßig nachzuweisen. Unternehmerinnen und Unternehmer müssen auf die Steuerfreiheit der Lieferung auf der Rechnung hinweisen, z. B. mit „Steuerfreie, innergemeinschaftliche Lieferung“ und zusätzlich zu ihrer eigenen UID-Nummer die UID-Nummer der Abnehmerin bzw. des Abnehmers vermerken. Der Versand, die Beförderungen oder die Abholung sind zu dokumentieren.

Der Eintrag in die Zusammenfassende Meldung und die UID-Nummer der Kundin bzw. des Kunden sind materiell-rechtliche Voraussetzungen, um eine innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei behandeln zu können.

Um die Empfangsbestätigungen oder Verbringungserklärungen zu vereinheitlichen, stellt die Finanzverwaltung Muster im Anhang zu den Umsatzsteuerrichtlinien zur Verfügung (Anhang 5 und 6 der UStR).

Downloads:

Muster Empfangsbestätigung
Muster Verbringungserklärung

Verbringungsnachweis

a) Beförderungsnachweis

Wird der Gegenstand durch die Unternehmerin bzw. den Unternehmer oder durch die Abnehmerin bzw. den Abnehmer befördert, so werden folgende Nachweise benötigt:

• Durch- oder Abschrift der Rechnung
• ein handelsüblicher Beleg, aus dem der Bestimmungsort hervorgeht (z. B. Lie­fer­schein)
• Empfangsbestätigung des Abnehmers

b) Versendungsnachweis

Wird die Ware versendet, so bestehen die benötigten Nachweise aus einer Durch- oder Abschrift der Rechnung und einem Versendungsbeleg (z. B. Frachtbriefe, Postaufgabebescheinigungen).

Ist es dem Unternehmer nicht möglich, den Versendungsnachweis in dieser Form zu er­bringen, kann er den Nachweis wie im Fall einer Beförderung erbringen.

c) Abholbestätigung

Wird die Ware durch eine Beauftragte bzw. einen Beauftragten abgeholt, ist es die Aufgabe der Lieferantin bzw. des Lieferanten, sich darüber Gewissheit zu verschaffen, dass die mit ihr bzw. ihm in Kontakt tretende Person dazu berechtigt ist, die Ware abzuholen. Allein die Kopie eines Reisepasses reicht dazu nicht aus. Es müssen noch eine Reihe anderer Nachweise erbracht werden.

Die Abholerin bzw. der Abholer muss eine schriftliche Erklärung, dass sie bzw. er den Gegenstand in das übrige Ge­mein­schafts­ge­biet befördern wird, sowie eine Spezialvollmacht vorlegen.

Diese Spezialvollmacht muss beinhalten:

• eine Erklärung, dass der Abholende dazu berechtigt ist, die Ware abzuholen
• die Identität des Abholenden
• die Funktion des Abholers in Bezug auf die konkrete Lieferung (Leistungsempfänger, unselbständiger Erfüllungsgehilfe oder selbständiger dritter Unternehmer) muss ein­deu­tig festgestellt werden können

Eine Spe­zial­voll­macht wird in folgenden Fällen nicht benötigt:

• bei Geschäftsbeziehungen, die über einen längeren Zeitraum gleich laufen
• bei Abholung durch einen Dienstnehmer
• bei Teillieferungen

In diesen Fällen muss jedoch aus weiteren Unterlagen hervorgehen, dass der Lieferant über die bloße Vorlage von Geschäftspapieren beziehungsweise einer solchen all­ge­mei­nen Vollmacht hinausgehend mit dem Leistungsempfänger in Kontakt getreten ist und mit diesem die jeweiligen Modalitäten der Warenabholung vereinbart hat. Im Zweifel wird der konkrete Einzelfall geprüft.

Auch eine EU-Durchführungsverordnung normiert ab 1.1.2020 wie zu dokumentieren ist, dass die Gegenstände der Lieferung tatsächlich ins EU-Ausland gelangt sind. Diese EU-Durchführungsverordnung gilt ab 1.1.2020 in jedem Mitgliedstaat, ohne dass sie in nationales Recht umgesetzt werden muss. Der österreichische Gesetzgeber hat in den erläuternden Bemerkungen zum Steuerreformgesetz 2020 nun darauf hingewiesen, dass der Nachweis der Beförderung oder Versendung gemäß der bestehenden Verordnung des österreichischen Finanzministers oder gemäß der neuen EU-Durchführungsverordnung erfolgen kann.

Buchnachweis

Die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und die UID-Nummer der Abnehmerin bzw. des Abnehmers müssen buchmäßig nachgewiesen werden. Diese Voraus­setzungen müssen leicht nachprüfbar aus der Buchhaltung ersichtlich sein.

Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung muss aufgezeichnet werden:

• Name, Anschrift, UID–Nummer des Abnehmers
• Name, Anschrift des Beauftragten (wenn die Ware abgeholt wird)
• handelsübliche Bezeichnung und Menge des gelieferten Gegenstandes
• Lieferdatum
• vereinbartes Entgelt oder bei der Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten das vereinnahmte Entgelt und den Tag der Vereinnahmung
• Art und Umfang der Be- oder Verarbeitung vor der Beförderung oder Versendung
• Beförderung und Versendung in andere EU-Mitgliedstaaten
• Bestimmungsort

Zusammenfassende Meldung (ZM)

Jeder Unternehmer, der

• innergemeinschaftliche Lieferungen durchführt
• in EU-Mitgliedstaaten steuerpflichtige sonstige Leistungen ausführt, für die der Leis­tungs­empfänger die Steuer schuldet, wenn sich der Leistungsort nach dem Em­pfän­ger­­ortprinzip laut Generalklausel richtet
• Dreiecksgeschäfte innerhalb der EU durchführt

hat eine Zusammenfassende Meldung (ZM) zu erstellen. Sie ist elektronisch mittels FinanzOnline einzureichen. Die ZM ist monatlich abzugeben, wenn die Unternehmerin bzw. der Unternehmer ihre bzw. seine Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) ebenfalls monatlich übermittelt.

Hat der Unternehmer seine UVA quartalsweise abzugeben, bleibt es bei der quartalsweisen Übermittlung der ZM. Die Übermittlung hat in beiden Fällen bis zum Ende des Fol­ge­monats zu erfolgen. Maßgeblich für die Meldung an die Finanz ist der Zeitpunkt der Leis­tungs­er­bringung.

Inhalt der Zusammenfassenden Meldung

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) muss die UID der Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner und den Ge­samt­wert aller an sie aus­ge­führ­ten innergemeinschaftlichen Umsätze enthalten. In bestimmten Fällen sind noch weitere Angaben zu machen.

Innergemeinschaftlicher Versandhandel

Ein inngemeinschaftlicher Versandhandel (Regelung ab 1.7.2021) liegt vor bei Lieferungen von Gegenständen,

• die durch den Lieferer oder für dessen Rechnung
• von einem anderen Mitgliedstaat als jenem, in dem die Beförderung oder Versendung (an den Abnehmer) endet, versandt oder befördert werden. Umfasst sind auch jene Lieferungen, an deren Beförderung oder Versendung der Lieferer indirekt beteiligt ist.

Dies gilt für Lieferungen an

• private Abnehmer (bzw. Unternehmer, die sich nicht als solche zu erkennen geben),
• Unternehmer, die nur unecht steuerbefreite Umsätze ausführen,
• ein Kleinunternehmer, der nach dem Recht des für die Besteuerung zuständigen Mit­gliedstaates von der Steuer befreit ist oder auf andere Weise von der Besteuerung ausgenommen ist,
• pauschalierte Landwirte,
• juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. Gemeinden) bzw. nicht für ihr Unternehmen tätig werden,

Beim innergemeinschaftlichen Versandhandel gilt die Lieferung als dort ausgeführt, wo die Beförderung oder Versendung an den Abnehmer endet.

Die Lieferschwelle gilt ab 1.7.2021 nicht mehr.

Unternehmerinnen und Unternehmer, die die Lieferung von Gegenständen innerhalb der EU durch einen Dritt­lands-Unternehmer an einen Nichtunternehmer durch die Nutzung einer elektronischen Schnittstelle (z. B. Marktplatz, Plattform, Portal u. ä.) unterstützen, werden behandelt, als ob sie diese Gegenstände selbst erhalten und geliefert hätten.

Kleinstunternehmerregelung:

Die Versandhandelsregelung ist nicht anzuwenden, wenn

1. a) der Unternehmer sein Unternehmen in einem Mitgliedstaat betreibt und außerhalb dieses Mitgliedstaates keine Betriebstätte hat,
2. b) die Gegenstände in einen anderen Mitgliedstaat geliefert werden, und
3. c) die maßgebliche Umsatzgrenze für bestimmte Lieferungen und sonstige Leistungen in Höhe von € 10.000,00 nicht überschreiten.

Die Umsatzgrenze berechnet sich aus dem Gesamtbetrag der innergemeinschaftlichen Versandhandelsumsätze ins übrige Gemeinschaftsgebiet zuzüglich der Umsätze für elektronisch erbrachte sonstige Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen an Nichtunternehmerinnen und Nichtunternehmer im übrigen Gemeinschaftsgebiet.

Die Kleinstunternehmerin bzw. der Kleinstunternehmer kann auf die Anwendung dieser Regelung verzichten.

Sonderregelung EU-One-Stop-Shop (EU-OSS)

Unternehmerinnen und Unternehmer, die sonstige Leistungen an Nichtunternehmerinnen und Nichtunternehmer oder bestimmte Lieferungen in der EU erbringen, können sich unter gewissen Voraussetzungen dazu entscheiden, Umsätze über den EU-One-Stop-Shop (EU-OSS) zu erklären. Der Unternehmer wird somit nur in einem EU-Mitgliedstaat umsatzsteuerlich erfasst und kann die in anderen Mitgliedstaaten geschuldete Umsatzsteuer von dort aus im EU-OSS erklären und abführen.

Der EU-OSS kann für die folgenden Umsätze verwendet werden:

• Sonstige Leistungen an Nichtunternehmer, die in einem Mitgliedstaat ausgeführt werden, in dem der Unternehmer weder den Sitz der wirtschaftlichen Tätigkeit noch eine Betriebsstätte hat (d.h. nicht niedergelassen ist).
• Innergemeinschaftliche Versandhandelsumsätze.
• Innerstaatliche Lieferungen einer Plattform, deren Beginn und Ende im selben Mitgliedstaat liegen, und für die die Plattform Steuerschuldner ist.

Für die Anwendung der Sonderregelung EU-OSS ist die Beachtung bestimmter Voraussetzungen und weitere Regelungen erforderlich. Für Drittlandsunternehmer gelten abweichende Regelungen.

Einfuhr-Versandhandel

Ein Einfuhr-Versandhandel liegt vor bei Lieferungen an eine Abnehmerin bzw. einen Abnehmer, die bzw. der Nichtunternehmerin bzw. Nichtunternehmer ist, bei denen Gegenstände durch die Lieferin bzw. den Lieferer oder für dessen Rechnung vom Drittlandsgebiet in einen Mitgliedstaat versandt oder befördert werden. Umfasst sind auch jene Lieferungen, an deren Beförderung oder Versendung der Lieferer indirekt beteiligt ist.

Dies gilt nicht für die Lieferung neuer Fahrzeuge. Bei verbrauchsteuerpflichtigen Waren gilt dies nur für Lieferungen an Nichtunternehmer, die keine juristischen Personen sind.

Beim Einfuhr-Versandhandel gilt die Lieferung als dort ausgeführt, wo die Beförderung oder Versendung endet (Bestimmungsland), wenn

1. a) der Gegenstand in einem anderen Mitgliedstaat eingeführt wird, als jenem, in dem die Beförderung oder Versendung endet, oder
2. b) der Unternehmer die Sonderregelung für den Einfuhrversandhandel (I-OSS) in Anspruch nimmt.

In diesem Zusammenhang entfällt auch die Steuerbefreiung für die Einfuhr von Gegenständen, deren Wert € 22,00 nicht übersteigen.

Unternehmer, die Einfuhr-Versandhandelsumsätze, bei denen der Einzelwert der Waren je Sendung € 150,00 nicht übersteigt, durch die Nutzung einer elektronischen Schnittstelle (z. B. Marktplatz, Plattform, Portal u. ä.) unterstützen, werden behandelt, als ob sie diese Gegenstände selbst erhalten und geliefert hätten.

Sonderregelung für Einfuhr-Versandhandel (IOSS – Import-One-Stop-Shop)

Bestimmte Unternehmerinnen und Unternehmer können für Einfuhr-Versandhandel, bei dem der Einzelwert der Waren je Sendung € 150,00 nicht übersteigt, auf Antrag eine Sonderregelung in Anspruch nehmen, bei der alle entsprechenden Einfuhr-Versandhandelsumsätze innerhalb der EU in einem Mitgliedstaat erklärt werden können. Dies gilt nicht für verbrauchssteuerpflichtige Waren.

Wird diese Sonderregelung in Anspruch genommen, ist die Einfuhr von jenen Gegen­ständen von der Umsatzsteuer befreit, für die die Umsatzsteuer im Rahmen der Sonderregelung erklärt wurde.

Für die Anwendung der Sonderregelung IOSS ist die Beachtung bestimmter Voraus­setzungen und weitere Regelungen erforderlich

Grenzüberschreitende Dienstleistungen

Neben grenzüberschreitenden Lieferungen lösen auch grenzüberschreitende Dienstleistungen unterschiedliche Registrierungs- und Steuerpflichten aus.

Im Umsatzsteuergesetz findet sich nur eine rein negative Abgrenzung der sonstigen Leistungen zu Lieferungen. Sonstige Leistungen sind danach alle Leistungen, die keine Lieferungen darstellen.

Ort der Dienstleistung

Bei Dienstleistungen mit Auslandsbezug ist es für den Fiskus wichtig festzustellen, wo tatsächlich der Ort der Dienstleistung ist. Daran geknüpft ist, welcher Staat die Umsatzsteuer aus dieser Leistung lukrieren kann.

Um festzustellen, an welchen Staat nun eine etwaige Umsatzsteuer abzuführen ist, ist es notwendig, den Ort der sonstigen Leistung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes zu definieren. Dabei muss man im Wesentlichen in zwei Schritten vorgehen:

1. Schritt: Ist mein Leistungsempfänger Unternehmer oder nicht?

Bei sonstigen Leistungen ist zu unterscheiden, ob die Empfängerin bzw. der Empfänger der Leistung eine Unternehmerin bzw. ein Unternehmer oder eine Nichtunternehmerin bzw. ein Nichtunternehmer ist.

Für die Frage, wann eine sonstige Leistung von einem Unternehmer an einen Unternehmer erbracht wird, wurde der Unternehmerbegriff ausgedehnt.

Als Unternehmer gilt u. a.,

• wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt und eine Einnahmenerzielung verfolgt. Eine Gewinnerzielungsabsicht muss nicht vorliegen. Dazu zählen z. B. auch (USt-)pauschalierte Land- und Forstwirte.
• ein Unternehmer, der ausschließlich steuerfreie Umsätze bewirkt, z. B. Kleinunternehmer, Arzt.
• eine nicht unternehmerisch tätige juristische Person mit einer UID-Nummer, z. B. Gemeinde, Verein.

Unter diesen ausgedehnten Unternehmerbegriff können z. B. auch fallen: Körperschaften öffentlichen Rechts, Liebhaberei-Betriebe, Mittelstandsfinanzierungsgesellschaften, gemeinnützige Vereine und Privatstiftungen.

Nicht unter diese Regelung fallen Dienstleistungen, die ausschließlich für den Privatbereich des Unternehmers oder für den Bedarf seines Personals erbracht werden und dies bereits im Zeitpunkt des Leistungsbezugs feststeht. In diesem Fall kommen die Regelungen für Nichtunternehmer zur Anwendung.

Sonstige Leistungen, die ihrer Art nach mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht für das Unternehmen bestimmt sind, sind zum Beispiel:

• Krankenhausbehandlungen und ärztliche Heilbehandlungen
• von Zahnärzten und Zahntechnikern erbrachte sonstige Leistungen
• persönliche und häusliche Pflegeleistungen
• Betreuung von Kindern und Jugendlichen

2. Schritt: Welche Leistung wurde erbracht?

Im 2. Schritt ist zu klären, welche Leistung erbracht wird. Daraus bestimmt sich der Ort, an dem die sonstige Leistung steuerbar ist.

Generell gilt (Generalklausel):

Diese Grundregel ist immer anzuwenden, außer es handelt sich um eine sonstige Leistung, für die eine Sonderregel vorhanden ist, wie zum Beispiel:

Vermittlungsleistung

Eine Vermittlung liegt vor, wenn eine Unternehmerin bzw. ein Unternehmer einen Leistungsaustausch zwischen einer Leistungsempfängerin bzw. einem Leistungsempfänger und einer bzw. einem Leistenden herbeiführt. Die Vermittlerin bzw. der Vermittler tätigt ihre bzw. seine Leistung in fremdem Namen und auf fremde Rechnung.

Grundstücksleistung

Grundstücksleistungen sind z. B. auch die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken und von Wohn- und Schlafräumen, die Leistungen eines Grundstücksmaklers, Leistungen zur Vorbereitung oder zur Koordinierung von Bauleistungen mit Bezug auf ein konkretes Grundstück.

Nur Dienstleistungen, die in einem hinreichend direkten Zusammenhang mit dem Grundstück stehen, werden als Grundstücksleistungen betrachtet: So fällt beispielsweise die Erstel­lung von Bauplänen für ein konkretes Grundstück unter die Kategorie Grund­stücksleistung, eine Planerstellung ohne Bezug auf ein konkretes Grundstück jedoch nicht. Ebenso sind Reparaturarbeiten an einem Gebäude eine Grundstücksleistung, die Reparatur oder Wartung von Maschinen, die kein fester Bestandteil des Grundstücks sind oder sein werden, jedoch nicht.

Personenbeförderung

Güterbeförderung innerhalb der EU

Zu einer Güterbeförderungsleistung gehören auch die Beförderungsnebenleistungen. Das sind z. B. das Be- und Entladen, die Lagerung und alle anderen Leistungen, die eng mit der Beförderungsleistung verbunden sind.

Leistungen in Zusammenhang mit kulturellen, künstlerischen, wissenschaftlichen, unterrichtenden, sportlichen und unterhaltenden Tätigkeiten

Eintrittsberechtigung

Darunter fallen auch alle mit den Eintrittsberechtigungen zusammenhängenden sonstigen Leistungen für kulturelle, künstlerische und ähnliche Veranstaltungen

Kurzfriste Vermietung eines Beförderungsmittels

Kurzfristige Vermietung:

• nicht mehr als 90 Tage bei Wasserfahrzeugen
• nicht mehr als 30 Tage bei allen anderen Beförderungsmitteln

Langfristige Vermietung eines Beförderungsmittels

Weiters gibt es Sonderregelungen für bestimmte Leistungen (Katalogleistungen), wenn der Empfänger der Leistung eine Privatperson im Drittland ist.

Telekommunikations- bzw. Rundfunkdienstleistungen und elektronische Dienstleistungen

Für elektronisch erbrachte sonstige Leistungen oder Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen an Privatpersonen innerhalb der EU gilt: Die Steuerpflicht liegt am Empfängerort. Der Empfängerort ist dort, wo die bzw. der private Leistungsempfängerin bzw. Leistungsempfänger ihren bzw. seinen Wohnsitz bzw. gewöhnlichen Aufenthalt hat. Die leistende Unternehmerin bzw. der leistende Unternehmer muss bei jeder Leistung ermitteln, wo die Kundin bzw. der Kunde ansässig ist.

Der leistende Unternehmer muss daher grundsätzlich die ausländischen Steuerbeträge an die je­wei­li­gen ausländischen Finanzverwaltungen abführen. Für Unternehmen, deren Umsatz für diese Leistungen den Betrag von € 10.000,00 im vorangegangen Kalenderjahr nicht und im laufenden Kalenderjahr noch nicht überstiegen hat, gilt eine Ausnahme vom Empfängerortprinzip. In diesem Fall sind diese Leistungen am Unternehmerort steuerbar. Beim Vorliegen aller Voraussetzungen kann gegebenenfalls auch die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden und die Umsätze sind somit von der Umsatzsteuer befreit. Der Unternehmer kann auf diese Regelung verzichten und ist an diesen Verzicht für mindestens zwei Kalenderjahre gebunden.

Die Erleichterung für Kleinstunternehmer umfasst seit 1.7.2021 Umsätze aus innergemeinschaftlichen Versandhandel und elektronisch erbrachte sonstige Leistungen oder Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen an Privatpersonen innerhalb der EU. Voraussetzung ist unter anderem, dass die betroffenen Umsätze in andere Mitgliedstaaten insgesamt den Betrag von € 10.000,00 nicht übersteigen.

Wie oben beschrieben hat der leistende Unternehmer grundsätzlich ausländische Steuerbeträge an die jeweiligen ausländischen Finanzverwaltungen abzuführen. Die Umsätze aus obigen Leistungen können aber unter bestimmten Voraussetzungen zentral auf einem eigenen Webportal, dem sogenannten Mini-One-Stop-Shop (MOSS), über FinanzOnline erklärt werden. Wird rechtzeitig ein entsprechender Antrag gestellt und der MOSS genützt, entfällt die Verpflichtung sich in jedem EU-Mitgliedstaat, in dem diese Leistungen erbracht werden, für umsatzsteuerliche Zwecke registrieren zu lassen und dort Steuererklärungen einzureichen und Zahlungen zu tätigen.

Seit 1.7.2021 wird der MOSS auf alle B2C-Dienstleistungen eines Unternehmers, deren Leistungsort in einem Mitgliedstaat liegt, in dem er keine Niederlassung hat, ausgeweitet. Hier sind unterschiedliche Regelungen für EU-Unternehmer (EU-OSS) und Drittlandunternehmer (Nicht-EU-OSS) vorgesehen.

Sie erbringen eine grenzüberschreitende Dienstleistung

Erbringen Sie Dienstleistungen, deren Leistungsort im Ausland ist, so ist diese Leistung im Ausland der Umsatzsteuer zu unterwerfen.

Die Ausgangsrechnung wäre grundsätzlich also auch mit ausländischer Umsatzsteuer auszustellen und diese Steuer ist an das ausländische Finanzamt abzuführen. Ist die Leistungsempfängerin bzw. der Leistungsempfänger eine Unternehmerin bzw. ein Unternehmer, geht diese Steuer in vielen Fällen aber auf den ausländischen Leistungsempfänger über (Reverse Charge) und man erspart sich als Leistungsbringerin bzw. Leistungserbringer damit die Steuererklärung im Ausland. Ausgangsrechnungen an Unternehmer sind in diesen Fällen daher ohne Umsatzsteuer auszustellen. Weisen Sie z. B. mit dem Text "Übergang der Steuerschuld" auf Ihrer Rechnung darauf hin und führen Sie beide UID-Nummern auf der Rechnung an. Die Rechnung muss spätestens am 15. Tag des auf die Leistung folgenden Monats ausgestellt werden.

Beispiel: Die Leistung wird im Juni 2024 erbracht. Daher muss die Rechnung bis 15. Juli 2024 ausgestellt werden.

Meldungen an die Finanz

Dienstleistungen mit Leistungsort in einem anderem EU-Mitgliedstaat, für welche es zum Übergang der Steuerschuld auf die Leistungsempfängerin bzw. den Leistungsempfänger kommt, sind auch in die Zusammenfassenden Meldungen aufzunehmen, welche der österreichischen Finanz bis zum Ablauf des auf den Meldezeitraum (Monat/Quartal) folgenden Kalendermonates elektronisch zu übermitteln sind. Betroffen sind nur Dienstleistungen, die unter die Generalklausel (Empfängerortprinzip) fallen. Beachten Sie auch, dass Sie für diese Meldungen die gültigen und bestätigten UID-Nummern Ihrer Kundinnen und Kunden benötigen.

Für Empfänger von Dienstleistungen

Alle Unternehmerinnen und Unternehmer, die sonstige Leistungen aus dem Ausland empfangen, deren Leistungsort Österreich ist, und auf die die Steuerschuld übergeht, brauchen eine UID-Nummer. Dies gilt auch für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer, unecht befreite Unternehmerinnen und Unternehmer und Landwirtinnen und Landwirte.

Eingangsrechnung

Erhalten Sie eine Rechnung einer ausländischen Dienstleisterin bzw. eines ausländischen Dienstleisters mit Leistungsort Österreich, so wird Sie Ihre Lieferantin bzw. Ihr Lieferant in vielen Fällen auf den Übergang der Steuerschuld hinweisen. Sollte fälschlicherweise eine ausländische Umsatzsteuer ausgewiesen sein, so ist diese auch im Zuge einer Vorsteuerrückerstattung im Ausland meist nicht lukrierbar. Lassen Sie diese Rechnungen vom Lieferanten berichtigen und bezahlen Sie nur den Nettobetrag.

Meldungen an die Finanz

Eingangsrechnungen, bei denen die Steuerschuld auf Sie übergeht, sind in Summe der Finanz in der Umsatzsteuervoranmeldung bzw. Umsatzsteuererklärung zu melden. Sofern Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, wird in der gleichen UVA der gleiche Betrag als Vorsteuer aus Reverse Charge wieder abgezogen (ein Nullsummenspiel).

UID-Bestätigungsverfahren

Damit sich Unternehmerinnen und Unternehmer von der Gültigkeit der UID-Nummer einer EU-Geschäftspartnerin bzw. eines EU-Geschäftspartners überzeugen können, wurde EU-weit das sogenannte Bestätigungsverfahren eingeführt.

Hat ein Unternehmer eine Lieferung steuerfrei behandelt und stellt sich in der Folge heraus, dass die UID-Nummer nicht richtig ist, ist die Steuerbefreiung grundsätzlich verwirkt. Es sei denn, dass die Inanspruchnahme auf unrichtigen Angaben der Abnehmerin bzw. des Abnehmers beruht und der Unternehmer die Unrichtigkeit dieser Angaben trotz Anwendung der Sorgfalt einer ordentlichen Kauffrau bzw. eines ordentlichen Kaufmannes nicht erkennen konnte. In diesem Fall schuldet der Abnehmer die entgangene Steuer.

Auch bei Inlandslieferungen muss von der Rechnungsempfängerin bzw. vom Rechnungsempfänger die UID-Nummer überprüft werden. Ist diese nicht gültig, geht für den Rechnungsempfänger das Recht auf einen Vorsteuerabzug ver­loren.

Die Überprüfung ist am einfachsten mittels FinanzOnline möglich:

Auf finanzonline.bmf.gv.at können Sie nach Eingabe Ihrer Zugangsdaten diese Überprüfung im Menü „Eingaben“ unter „Anträge“ und „UID-Bestätigung“ durchführen. Durch Eingabe der eigenen UID und jener Ihrer Kundin bzw. Ihres Kunden bzw. Lieferantin bzw. Lieferanten erhalten Sie den gespeicherten Namen und die Adresse aus­gegeben (Stufe 2 Überprüfung). Diese Ausgabe ist als Ausdruck zu den Buchhaltungsunterlagen zu nehmen.

Die UID-Abfrage hat verpflichtend elektronisch zu erfolgen. Eine Anfrage nach Stufe 2 soll insbesondere dann angewendet werden,

• wenn Zweifel an der Richtigkeit der Angaben des Warenempfängers bestehen,
• wenn mit einem Geschäftspartner erstmals Geschäftsbeziehungen aufgenommen werden,
• bei Gelegenheitskunden und
• bei Abholfällen.

Vorsteuerrückerstattung aus EU-Staaten

Österreichische Unternehmerinnen und Unternehmer, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können sich auch Vorsteuern, die außerhalb Österreichs angefallen sind, erstatten lassen. Ebenso können sich ausländische Unternehmen die österreichische Vorsteuer rückerstatten lassen.

Voraussetzung für die Vorsteuererstattung ist, dass der Unternehmer

• im EU-Mitgliedsstaat der Erstattung nicht ansässig ist,
• im EU-Mitgliedstaat keine Umsätze – ausgenommen bestimmte Beförderungsleistungen, bestimmte auf elektronischem Weg erbrachte Leistungen oder Reverse Charge Umsätze - getätigt hat und
• mit seinen Umsätzen im Ansässigkeitsstaat vorsteuerabzugsberechtigt ist.

Wie läuft nun das Verfahren ab?

Der Antrag ist elektronisch zu machen (in Österreich über FinanzOnline).

Der Nachweis der Vorsteuerabzugsberechtigung der Unternehmerin bzw. des Unternehmers ist nicht mehr notwendig (Unternehmerbescheinigung). Der Antrag wird bei Nichterfüllen der Voraussetzungen im Ansässigkeitsstaat einfach nicht weitergeleitet. Für jede Rechnung sind im elektronischen Antrag bestimmte Angaben zu machen: Name, Anschrift und UID-Nummer der bzw. des Leistenden, Rechnungsdatum und -nummer, Nettobetrag und Umsatzsteuerbetrag, hiervon der abzugsfähige Betrag, Art der er­wor­benen Gegenstände und Dienstleistungen, aufgeschlüsselt nach einer Kennziffer von 1 bis 10. Es müssen keine Originalbelege übermittelt werden.

Die Übermittlung von Kopien jener Rechnungen, deren Steuerbemessungsgrundlage mindestens € 1.000,00 (bzw. € 250,00 bei Kraftstoffrechnungen) beträgt, kann verlangt werden. Der Mitgliedsstaat der Erstattung kann vom Antragsteller auch eine Beschreibung sei­ner Geschäftstätigkeit verlangen sowie die Sprache festlegen, in welcher die An­ga­ben im Erstattungsantrag zu erfolgen haben. Die Frist, bis zu der spätestens der Antrag gestellt werden muss, ist der 30.9. des folgenden Kalenderjahres.

Der Erstattungsantrag darf einen Betrag von € 400,00 (bzw. € 50,00 bei An­trag­stel­lung für ein ganzes Kalenderjahr oder den Rest eines Kalenderjahres) nicht unter­schreiten.

Nach Antragstellung können zusätzliche Unterlagen angefordert wer­den, wie z. B. Rechnungskopien oder -originale.

Zwei Monate nach Eingang von angeforderten Informationen, jedenfalls aber inner­halb von acht Monaten nach Eingang des Erstattungsantrages, wird die Entscheidung über eine vollständige oder teilweise Erstattung mitgeteilt. Der erstattungsfähige Be­trag wird daraufhin innerhalb von zehn Werktagen erstattet.

Festsetzung einer Säumnisabgeltung unter bestimmten Voraussetzungen.

Vorsteuerrückerstattung aus einem Drittland

Mangels Anwendbarkeit des Gemeinschaftsrechts ist das nationale Recht des jeweiligen Erstattungsstaates maßgeblich. So gilt für diese Erstattungsanträge von Drittlandsunternehmern in Österreich insbesondere weiterhin eine Erstattungsfrist von sechs Monaten (bis 30. Juni des Folgejahres).

Für eine Vorsteuerrückerstattung aus einem Drittland muss ein Antrag in Papierform gestellt und die Originalbelege mitgeschickt werden. Wir empfehlen Ihnen, die Originalbelege vorher zu kopieren. Dem Antrag ist weiters eine vom Finanzamt ausgestellte Unternehmerbestätigung beizulegen.